Políticas de Transparencia

Con este documento se pretende hacer llegar nociones básicas sobre la gestión ambiental, estableciendo unas prácticas de oficina que conlleven una reducción del impacto ambiental provocado por la actividad de la misma y más concretamente, por cada uno de los trabajadores de manera individual.

Aunque este impacto pudiera percibirse como poco significativo o bajo, las pequeñas acciones cotidianas para reducirlo desde las oficinas, empresas, comercios y hogares a la larga redundará en beneficio en pos del desarrollo sostenible.

Incorporar a nuestra vida laboral y hogareña una serie de pautas de comportamiento en relación con aspectos ambientales significativos permitirá darnos cuenta que el aporte de cada uno de nosotros es fundamental.

DECÁLOGO DE BUENAS PRÁCTICAS

1. REDUCIR, REUTILIZAR y RECICLAR lo máximo posible.
2. Consumir la ENERGÍA necesaria SIN DESPILFARRARLA. Aprovechar la luz natural.
3. SEPARAR los RESIDUOS. Colocar contenedores especiales para Cartón y papel – Plásticos. Buscar que el destino final sea el reciclado.
4. NO tirar residuos a la vía pública, espacios verdes, y recursos hídricos.
5. NO utilizar el AUTOMÓVIL y los ELECTRODOMÉSTICOS cuando no sea necesario.
6. Tratar de minimizar el RUIDO.
7. Practicar medidas de ahorro de AGUA.
8. NO utilizar PRODUCTOS AGRESIVOS con el ambiente.
9. Los RESIDUOS PELIGROSOS deben ser gestionados por empresas habilitadas a tal fin.
10. Evitar comprar productos que utilizan envases PLASTICOS y aquellos no biodegradables.

El orden metodológico de gestión de los recursos y de los residuos debería ser siempre el siguiente: (3R) Reducir, Reutilizar y Reciclar, teniendo en cuenta, que cuanto mayor sea la reducción mayor será el ahorro de costos.

CONCEPTOS

Reducción: La reducción supone la disminución de la utilización de materias en origen, lo cual consume menos recursos y genera menos residuos.

Reutilización: Esta práctica supone alargar el ciclo de vida de un producto mediante usos similares o alternativos de un material, es decir, una vez que un producto ha cumplido la función a la que originalmente estaba destinada, puede que sea totalmente inservible o puede que se le pueda asignar una función alternativa que permita hacer un nuevo uso de él. Esta práctica puede ser útil tanto para reducir el consumo de recursos como para disminuir la generación de residuos.

Reciclaje: Esta práctica supone la recuperación de un recurso ya utilizado para generar un nuevo producto. El reciclaje es una buena opción en la gestión de los recursos frente al abandono en basureros o la adquisición de materiales nuevos. Sin embargo, no hay que olvidar que el reciclaje debe ser la alternativa a la previa reducción y reutilización.

Otro aspecto reseñable sería que la producción de residuos supone un gasto importante para una entidad, principalmente debido al costo de las materias primas, mano de obra y energía desperdiciadas en el proceso de generación. Teniendo en cuenta este triple costo, el costo real de los residuos supone a menudo de 5 a 20 veces el costo de su eliminación.

1. Uso racional del material de oficina

 Papel

Aplicar la consigna 3R: Reduce, Reutiliza, Recicla.

Intentar reutilizar para borradores el papel utilizado por una cara. Se puede colocar una bandeja cerca de la impresora, fotocopiadora o máquina de fax, para depositar y reutilizar este papel, hacer copias de documentos internos de la empresa, borradores, etc.

Colaborar en la separación de los otros residuos: pilas, cartuchos consumidos, en el caso de no reutilizarlos dentro de las oficinas, determinar un lugar y un recipiente especial para que los recolectores de cartón y papel puedan acceder con facilidad y de manera sistemática.

Emplear papel reciclado siempre que sea posible. Existen tipos de papeles reciclados de calidad adecuada que no producen más atascos de los normales en las impresoras, fotocopiadoras, etc.

Reutilizar los sobres usados en las comunicaciones internas. Se puede disponer una bandeja donde depositar para volver a usarlos.

Reutilizar las carpetas vacías. Escribir en ellas con lápiz para poder reutilizarlas. Si el exterior está muy deteriorado darles vuelta.

Evitar el uso de papel siempre que sea posible, por ejemplo, guardando los documentos en formato digital, optimizando el número de copias necesarias, compartiendo información en lugar de generar copias para cada persona, aprovechando las posibilidades de Intranet, correos electrónicos, teléfono, etc.

La producción de papel tiene consecuencias muy negativas para el medio ambiente, debido al consumo de recursos naturales como árboles, agua y energía, y a la contaminación causada por los blanqueadores del cloro o derivados, que generan residuos organoclorados ecotóxicos y bioacumulables. Existe en el mercado una gran diversidad de papel cuyos impactos varían según la procedencia de la pasta de papel y el proceso del blanqueado.

Evitar imprimir documentos innecesarios o de aquellos que tienen muchos espacios libres (Ej: presentaciones de powerpoint).

Antes de imprimir, comprobar los posibles fallos y mejoras del documento, utilizando, por ejemplo, la “vista previa”: ajuste de márgenes, división de párrafos eficiente, paginación correcta, reducción del tamaño de las fuentes, etc.

Utilizar el papel por las dos caras en el fotocopiado e impresión de documentos, siempre que sea posible. Igualmente, ajustar en la medida de lo posible, los textos para que quepan dos páginas de un documento, libro o publicación en una hoja estándar.

Utilizar medios de comunicación electrónicos en la medida de lo posible, para reducir el uso de impresoras y faxes.

Reutilizar todo el papel que haya sido impreso sólo por una cara para imprimir borradores, fabricar block de notas, etc.

Imprimir en calidad de borrador para evitar el derroche de tinta y facilitar la reutilización, especialmente en el caso de los documentos internos, y el reciclaje.

Ordenadores

Utilizar el ordenador para la lectura de documentos. Realizar las correcciones ortográficas y gramaticales desde la pantalla del ordenador.

Utiliza el ordenador como sustituto del papel en las comunicaciones y envíos de documentos.

Utilizar los disquetes o cedés necesarios, comprimiendo los archivos si es preciso, y reutilizar los disquetes con documentación obsoleta.

Configurar el ordenador en “ahorro de energía”. A menudo, dicho sistema está desactivado, por lo que hay que asegurar su funcionamiento, con lo que se puede reducir el consumo de electricidad hasta un 50%.

Apagar el ordenador, impresoras y demás aparatos eléctricos una vez que finalice la jornada de trabajo. Esta medida adquiere una mayor importancia en fines de semana y periodos de vacaciones.

El único protector de pantalla que ahorra energía es negro. Es deseable configurarlo para que se active tras 10 minutos de inactividad.

Evitar el uso del fax térmico, ya que consume más energía y el papel no puede reciclarse.

Impresoras, fotocopiadoras, faxes, etc., por separado consumen menos que un aparato multifuncional, pero si se ha de realizar más de una función son mucho más eficientes los aparatos multifuncionales.

Usar, en la medida de lo posible, tóner de impresora y de fotocopiadora, y cartuchos de impresoras reciclados.

Impresoras

En las zonas de impresión colocar dos bandejas: una para papel sin usar y otra con papel usado por una cara para facilitar su reutilización.

Cuando se cambien los tóner y los cartuchos de las impresoras depositar los viejos en contenedores habilitados para tal fin.

Si las impresiones tienen la posibilidad de imprimir a doble cara, informar al personal para que haga uso de esta opción.

Tratar de imprimir la mayor cantidad de  documentos en modo “rápido”.

Fotocopiadoras

Configurar el modo de ahorro de energía, si se dispone de él. Desconectar la fotocopiadora por las noches y durante los fines de semana. Colocar un contenedor de papel usado cerca para facilitar su reciclaje.

Materiales de oficina

Utilizar hasta agotar los materiales de trabajo: lápices, block de notas, gomas, etc.

Sustituir las pilas de un solo uso por pilas recargables con mayor vida útil. Las pilas gastadas serán depositadas en un recipiente habilitado para tal fin.

2. Consumo responsable de la energía

El consumo de energía supone la mayor partida controlable de gasto en una oficina. Estableciendo una serie de prácticas se puede producir hasta un 50% de ahorro.

Apagar el ordenador cuando se la utilice en un período largo de tiempo y configurarla en modo “ahorro de energía”.

Utilizar el aire acondicionado y calefacción sólo cuando sea necesario y evitar pérdidas de temperatura cerrando puertas y ventanas.

Limpiar periódicamente los ventanales, ventanas, luminarias y lámparas. Puede ahorrarse hasta un 10% en el consumo eléctrico si se mantienen limpios los focos y lámparas.

Sustituir progresivamente las antiguas bombillas incandescentes por tubos fluorescentes y/o lámparas de bajo consumo.

Aprovechar la iluminación natural, organizando los puestos de trabajo de manera que reciban luz natural, manteniendo limpias las ventanas y abriendo las persianas, cortinas u otros elementos similares.

Evitar el olvido “crónico” y apagar las luces que no sean necesarias. Siempre resulta más económico apagar las luces incluso para períodos cortos de tiempo.

Antes de encender las luces para paliar los reflejos del sol en las pantallas de los ordenadores, probar cambiando los puestos de trabajo de lugar o la orientación de la pantallas, así como instalando láminas antirreflectantes en las ventanas o cortinas orientables.

Climatización

Usar estos dispositivos sólo cuando sea necesario.

Mantener la temperatura aproximadamente en 20ºC en invierno, y aproximadamente en 24ºC en verano, para disminuir el consumo energético.

Asegurarse de que las puertas y ventanas están cerradas mientras funcionan los equipos de climatización, para impedir pérdidas y derroche.

3. Consumo y uso responsable del agua potable

Actualmente, el consumo de agua aumenta de manera muy acelerada y si bien el recurso agua podría considerarse como renovable, su calidad disminuye de manera paulatina lo que puede dar lugar a problemas de escasez.

La principal recomendación que se puede dar es hacer un uso racional de ella, ya sea en los lavabos, en los inodoros, etc.

No utilizar el inodoro como papelera. Evitar “tirar de la cadena” innecesariamente, con el consiguiente exceso de consumo de agua.

Si se detecta una pérdida, notificar al encargado a la mayor brevedad posible.

Evitar el derroche de agua: utilizar la imprescindible y asegurarse que los grifos, etc. queden cerrados. Cerrar bien los grifos contribuye de forma importante al ahorro de agua. Una gota por segundo se convierte en 30 litros/día (aproximadamente el 10% del consumo diario).

4. Higiene

Vigilar los productos químicos que se emplean en la limpieza de las instalaciones y busca aquellos que se identifiquen como de una menor agresividad ambiental.

Seleccionar aquellos que garantizando la limpieza sean menos tóxicos y biodegradables.

Al utilizar productos de limpieza seguir las recomendaciones del fabricante en cuanto a la dosificación, tratamiento y depósito final de los envases vacíos, asegurando un consumo y uso correcto para evitar una mayor contaminación.

Tratar de comprar detergentes sin fosfatos. Los fosfatos tienen consecuencias nocivas en los cauces fluviales porque su utilización ayuda a la proliferación de algas impidiendo la vida al resto de la fauna.

Utilizar detergentes preferiblemente con pH neutro.

Evitar el uso de aerosoles que contengan CFC’s o compuestos orgánicos volátiles.

Generar un ambiente de trabajo limpio y ventilado.

5. Mantenimiento de las instalaciones

Revisar periódicamente los equipos de refrigeración.

Utilizar lámparas de bajo consumo.

6. Área de Café

Una forma de minimizar los residuos es reducir el uso de productos descartables, no abusar de los platos, vasos y cubiertos de un solo uso. Intentar usar los mismos envases varias veces (vasos, botellas, etc.). Es preferible el uso de vasos de vidrio y tazas de loza que de plástico.

7. Gestión de residuos

Tener una pequeña papelera junto a cada mesa de trabajo optimizará la reutilización y reciclaje.

Realizar la separación selectiva de los residuos generados (papeles, envases plásticos, trapos, útiles, etc.). Informas sobre qué va en cada recipiente.

Los tóner/cartuchos gastados que no puedan ser reutilizados se depositarán en un recipiente habilitado al efecto.

Reutilizar, en la medida de lo posible, los residuos generados o los recursos ya usados y potencialmente desechables, para darles usos alternativos (Ej.: cajas, carpetas, material de encuadernación, etc.).

Depositar los residuos adecuadamente en cada uno de los recipientes específicos para cada uno de ellos.

8. Política de compras

Es conveniente que el área de compras o suministros tenga en cuenta criterios ambientales al momento de elegir los productos, por ejemplo produzcan menos residuos, sean más duraderos, contengan menos sustancias perjudiciales, consuman menos energía, los embalajes sean los mínimos, puedan ser fácilmente reutilizables o reciclables, estén fabricados con materiales reciclados, no contengan sustancias tóxicas.

Considerar el consumo energético de los productos como un argumento de compra.

Para la compra de papel un elemento muy útil son las etiquetas certificadas por organismos autorizados informan del origen de la pasta de papel o, en relación con el blanqueado, las calificaciones TCF y ECF, que responden a las siglas inglesas “totalmente libre de cloro” y “libre de cloro elemental”, siendo la mejor opción el papel con la etiqueta TCF donde se utilizan otros productos alternativos como el oxígeno o el ozono. El cloro de gas utilizado en el papel ECF sigue siendo un importante contaminante de las aguas.

Impactos ambientales según la procedencia de la pasta de papel y el proceso de blanqueado.

A la hora de adquirir material de oficina, habrá que ajustarse a las necesidades reales y no generar compras despilfarradoras. Esto es muy frecuente pues no se le presta atención al consumo de estos productos por ser más baratos y de muy fácil adquisición. Por otra parte, un buen uso y cuidado de este material puede evitar su despilfarro y alargar su vida útil, al mismo tiempo que se generan ahorros económicos.

Evitar la compra de productos desechables o de un solo uso priorizando los que sean recargables.

Cuando se adquieren muebles o enseres para las oficinas, el diseño y la ergonomía son argumentos primordiales para la compra. Sin embargo, el mobiliario de oficina constituye otro de los campos donde pueden introducirse requerimientos ambientales.

La adquisición de este tipo de productos integrando aspectos ambientales es de especial importancia, no sólo por los impactos que se generan durante el proceso de fabricación, como emisiones contaminantes, por ejemplo, sino también por el tipo de material de fabricación; muchos de los materiales contienen sustancias tóxicas, perjudiciales y contaminantes, como disolventes orgánicos volátiles, metales pesados, cromo, níquel, etc.

Otra cuestión primordial es el uso extendido de la madera para la fabricación de este tipo de enseres. Debería de apostarse por el consumo de mobiliario cuya madera proceda de bosques gestionados de forma sostenible, a través de la garantía que ofrecen los sistemas de certificación forestal, ya que, de la tala ilegal de madera se derivan consecuencias muy graves, como la disminución de la biodiversidad, la productividad y la vitalidad de las especies vegetales o la vulneración de aspectos sociales, como el bienestar de los trabajadores y los intereses de la población autóctona, entre otras.

Por último, para gestionar el mobiliario de oficina que se deteriora o se vuelve obsoleto, podemos donarlo a asociaciones u ONGs o bien a empresas recuperadoras, con el fin de que sean reparados y posteriormente introducidos en el mercado de segunda mano. Por otra parte, existe la posibilidad de que el suministrador garantice la retirada de los enseres en desuso por el nuevo

9. La eficiencia energética de los edificios

El consumo es uno de los factores ambientales más importantes y de mayores retos en

la actualidad, dadas las repercusiones que la explotación de combustibles fósiles ha tenido en el proceso de calentamiento global del planeta (1KWh de electricidad producido se traduce en 0,545 kg de CO2 emitido).

En la actualidad, se está extendiendo el uso de fuentes energéticas renovables, así como el consumo eficiente de energía, aspectos ambos que pueden tenerse en consideración en el diseño y funcionamiento de los edificios que albergan las oficinas. Así, en un edificio que esté construido con ciertos criterios bioclimáticos y con un aprovechamiento adecuado de la luz natural, se pueden conseguir las condiciones de confort básicas para realizar el trabajo u otras actividades, reduciendo las necesidades de consumo energético.

10. Información y comunicación

La incorporación de objetivos ambientales en el área laboral requiere de la participación de todos los integrantes de cada sector. Informando y comunicando en forma personal o a través de carteles indicadores ayuda a respetar  la decisión tomada de incorporar Buenas Practicas Ambientales y conocer el papel que desempeña cada uno para la obtención de los mismos.

Acostumbrar al personal a informar sobre funcionamiento incorrecto, fugas o goteos, al responsable de Calidad y Medio Ambiente para que adopte las medidas pertinentes, evitando así gastos innecesarios.

Informar de la puesta en marcha por parte de la entidad de las buenas prácticas y dar a conocer los criterios ambientales que en su actividad deben adoptar personal subcontratado y personas que ingresen al edificio.

1. INTRODUCCION

En toda actividad laboral pueden surgir situaciones que pongan en peligro a la persona o grupo de personas, acompañado de perdida de instalaciones y deterioro del medio ambiente.

El tema a exponer va destinado a las personas con responsabilidad dentro de los distintos equipos de intervención del Plan de Emergencia y todos los interesados en el tema.

Cuando se produce un siniestro importante la gravedad del mismo no es proporcional a la duración del evento. La gravedad del siniestro será proporcional al grado preventivo y de información que el hombre haya creado para la salvaguardia de vida y bienes.

A lo largo de la Historia han sido los accidentes los que han contribuido a sensibilizar a la Sociedad y a la Administración.

La sensibilidad ha llevado al desarrollo de disposiciones dirigidas a evaluar y dirigir los riesgos así como a minimizar en caso de que se produzca.

La LPRL en su artículo 20 sobre las medidas de emergencia, hace referencia a la responsabilidad que todos tenemos en cuanto a las medidas necesarias en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación de los trabajadores.

2. OBJETIVO

Formar al personal en materia de Prevención, Autoprotección y Lucha contra incendios.

3. CONTENIDO

El Plan de Emergencia y de Autoprotección es un instrumento básico para la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva.

El concepto Autoprotección viene utilizándose en el sentido de la prevención y protección de los riesgos inherentes a una determinada actividad.

La finalidad de un Plan de autoprotección es: organizar los medios humanos y materiales disponibles para la prevención de cualquier riesgo inherente a la actividad que se desarrolla, prevenir el riesgo de incendio o de cualquier otro equivalente, garantizar la evacuación y la intervención necesaria, preparar la intervención de ayudas externas (bomberos, etc…),  cumplir la legislación en materia de Seguridad  y facilitar las inspecciones de los Servicios de administración.

• ACCIONES PREVIAS:
• Evaluar los riesgos
• Reducir las causas de origen de las emergencias.
• Conocer los recursos existentes.
• Estudiar y preparar un dispositivo para solucionar cualquier situación de emergencia.
• Proponer sistemas de coordinación de los Servicios públicos y privados.
• Aplicar las propuestas para conseguir restablecer la normalidad.
• Formar e informar a los afectados.

5. DOCUMENTACION PREVIA A UN PLAN DE EMERGENCIAS.

El Plan deberá hacer cumplir la normativa vigente sobre Seguridad facilitando las inspecciones de los Servicios de la Administración y preparara la posible intervención de los recursos y medios externos en caso de emergencia, esto se basa en la preparación de la siguiente documentación.

• Evaluación de riesgos.

1. 1. Enumera y valora las condiciones de riesgo del edificio.
   2. Situación de medios externos de protección.
   3. Descripción del edificio y de su emplazamiento en el entorno.
   4. Funcionalidad del edificio.

• Medios de Protección

1. Medios materiales y humanos disponibles.

• Plan de Emergencia

1. Contempla las diferentes hipótesis de emergencia.
2. Planes de actuación en cada hipótesis.
3. Condiciones de uso y mantenimiento de instalaciones.

• Implantación.

1. Divulgación general del Plan.
2. Programas de formación específica del personal.
3. Realización de simulacros.
4. Reglamentación de revisiones del mismo.

1. TIPO DE ACCIDENTES GRAVES.

2. CLASIFICACION DE EMERGENCIAS, SEGUN GRAVEDAD

1. Conato de emergencia

Accidente que puede ser controlado de forma sencilla y rápida, por el personal y medios de protección local.

1. Emergencia parcial

Accidente que necesita la participación de equipos especiales. Sus efectos se limitan al sector, no a colindantes ni a terceras personas.

1. Emergencia general

Accidente que necesita de todos los medios de protección establecidos y la ayuda de medios de socorro y salvamento exterior. Comporta la evacuación.

4. Evacuación.

• Todo Plan de Emergencia va encaminado a:

3. La alerta: De forma rápida se pone en acción los equipos interiores de personal de segunda intervención, se informan los restantes equipos interiores y a la ayuda de intervención exterior.
4. La alarma: Para la evacuación de los ocupantes.
5. La intervención: Para el control de emergencia.
6. El apoyo: Para la recepción e información a los servicios de ayuda exterior.

3. PLAN DE ACTUACION ANTE UNA EMERGENCIA

4. ORGANIZACIÓN DE LA EMERGENCIA

Se recomienda:

• Que los medios de comunicación estén supeditados a la emergencia.
• No utilizar ascensores o montacargas.
• Procurar hacer los procedimientos de emergencia asignados.

5. ACTUACION EN UN PLAN DE EMERGENCIA INTERIOR

6. PERSONAL DE INTERVENCIÓN EN EVACUACIÓN
7. Jefe de Emergencia:

Persona que desde el centro coordinador de emergencia (CCE) y en función de la información facilitada por el Jefe de Intervención enviará al área siniestrada ayudas externas.

Será la única persona que dirija las operaciones.

2. Jefe de Intervención:

Persona que se sitúa en el lugar de la emergencia, valora y asume la dirección y coordinación del equipo de segunda intervención (ESI).

Será el que mantendrá informado al Jefe de Emergencia.

3. Equipo de Segunda Intervención (ESI)

Actúa cuando según el Jefe de Emergencia no se controla la situación por el Equipo de Primera Intervención (EPI).

Prestará ayuda a los servicios de ayuda exterior, siendo las personas más idóneas las de mantenimiento por el conocimiento de las instalaciones.

4. Equipos de Primera Intervención (EPI)

Tendrán conocimientos básicos.

Conocerán perfectamente el riesgo de la zona de influencia y sabrán manejar extintores.

Se retirarán a la llegada de los ESI, con el resto de la plantilla.

7. INFORMACION DE APOYO A LA EMERGENCIA
8. Manual de Emergencias (Imprescindible)
9. Ficha individual de actuación
   1. Para cada puesto de trabajo las acciones a efectuar
10. Carteles divulgativos.
    1. Se presentarán las actuaciones en cada situación de emergencia.
11. Tarjeta electrónica individual de control de persona.

Es el ensayo de una supuesta situación de emergencia.

Tendrá una acción programada, teniendo por objetivo:

1. Conseguir un hábito de actuación
2. Una de mejora del mismo y un análisis de actuación para mejorar los siguientes.

Será importante la concienciación del acto para su utilidad posterior.

9. PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN

Se programa con el calendario correspondiente y en atención a las prioridades establecidas, actividades como:

• Inventario de factores que influyen sobre el riesgo potencial.
• Inventario de los medios técnicos de autoprotección.
• Evaluación de riesgos.
• Confección de planos.
• Redacción del Manual de Emergencia y Planes de Actuación.
• Incorporación de los medios técnicos previstos para su utilización en los Planes de Actuación, alarma, señalización,….
• Redacción de consignas de prevención.
• Confección de los planos “Usted está aquí”
• Reuniones informativas para todo el personal del centro.
• Selección, formación y adiestramiento de los componentes de los equipos de emergencia.

10. PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

• Cursos periódicos de formación y adiestramiento del personal.
• Mantenimiento de las instalaciones susceptibles de provocar un incendio.
• Mantenimiento de las instalaciones de detección, alarma y extinción de incendios.
• Inspecciones de Seguridad.
• Simulacros de Emergencia.

11. RESUMEN

En las distintas Administraciones Públicas se revisarán en cada caso los Reglamentos, Normas y Ordenanzas sobre Seguridad en la empresa, actividades, edificaciones, industrias, medios de transporte colectivo, locales y servicios públicos, para adecuar su contenido a la Ley de Protección Civil y a las disposiciones que se desarrollen.

Los centros, establecimientos o dependencias dedicados a una actividad potencialmente peligrosa deberán elaborar un Plan de Emergencia contraincendios y de Evacuación en los locales y edificios, y disponer de una organización de Autoprotección para asegurar con los medios con los que se dispone la prevención de siniestros y la intervención inmediata en el control de los mismos.

El Plan de Autoprotección se referirá a las orientaciones para la determinación y catalogación de los riesgos previsibles en función del emplazamiento, estructura, instalaciones, capacidad y función o uso del local.

La Asociación PAS España (Profesionales y Psicólogos de la Alta Sensibilidad), en coherencia con los principios de buenas prácticas que deben presidir las actividades de las Organizaciones No Gubernamentales (ONG’s), ha aprobado el presente Protocolo contra el Fraude y la Corrupción para que se constituya en una herramienta de prevención que establezca normas e instrumentos de control, así como las posibles infracciones y sus correspondientes sanciones, siempre con el objetivo de velar por la transparencia en los procedimientos y actuaciones de la institución.

El estricto cumplimiento de la normativa en ellos contemplada ayudará a prevenir los problemas de fraude, corrupción o uso indebido de los fondos.

¿Qué son fraude y corrupción?
El fraude puede definirse como el acto o actos de engaño, abuso de confianza o inexactitud consciente, tal como la deformación intencionada de declaraciones financieras o de cualquier otra naturaleza, realizados por personas internas o externas a la organización, y que tienen como fin preparar o producir un daño o perjuicio de carácter material, como puede ser la malversación de activos o la obtención de beneficios económicos, o de otro género.
El fraude puede producirse en todos los niveles. Los administradores, los responsables y los miembros de la plantilla deben ser conscientes de la manera en que una mala gestión o prácticas fraudulentas pueden surgir en su ámbito de responsabilidad. Es importante destacar que, aunque el error no se caracterice como fraude, este puede ser el precursor de un fraude. La administración o la dirección deben ser alertadas en todo momento de los errores susceptibles de transformarse en un acto deliberado.
La corrupción puede definirse como «la utilización indebida de sus funciones o de otros medios, sea por sí o mediante personas interpuestas, con vistas a la obtención de beneficios económicos o de otro género en favor de quien así actúa o de terceros».

En PAS España, la expresión “fraude y corrupción” se utiliza para describir prácticas como el engaño, la corrupción, la falsificación, la extorsión, la malversación, el complot, la colusión, el robo, el cohecho, el ocultamiento de la verdad y los sobornos.

Normas de actuación
1. La contratación de suministros de bienes, servicios u obras y entregas de fondos a socios locales, se realizará a través de procedimientos transparente, no siendo posible el pago de dichas compras, entregas y desembolsos de dinero en metálico, billetes de banco o cheques al portador, más que para pagos menores de caja y cuantías que no superen los 150,00 euros (o su contravalor en moneda extranjera). No obstante, estos pagos deberán justificarse mediante el recibo correspondiente.
2. Si la anterior norma hubiera de ser contravenida en razón de las necesidades de buena ejecución del proyecto o proyectos, el desembolso en metálico deberá ser autorizado por la persona responsable de finanzas, así como por la institución donante, mediante la aprobación pertinente del uso de recibos.
3. Todas las operaciones económicas, por pequeña que fuera su cuantía, estarán debidamente acreditadas con documento justificativo que contenga la identificación de los socios y proveedores, las partes intervinientes, el concepto por el cual intervienen, el objeto de la operación y su cuantía.
4. En los casos en que, por razón de la cuantía, fueran necesarias licitaciones locales o internacionales, los y las trabajadoras de PAS España con conflictos de intereses, por sí mismos o por sus relaciones de parentesco, o de otro género, como comerciales, quedarán automáticamente excluidos-as tanto de la elaboración de los Términos de Referencia (TdR), como de la Comisión Evaluadora encargada de analizar las ofertas recibidas.
5. De forma periódica se realizarán un análisis y una evaluación detallada de las compras y servicios recibidos por los proveedores habituales, valorando la pertinencia de los mismos. Dichos análisis serán realizados por los responsables de la auditoría interna.
6. Se examinará con especial atención cualquier operación, con independencia de su cuantía, que pueda ser particularmente susceptible de fraude y/o corrupción, lo que se comunicará directamente a la Junta Directiva.
7. Tales comunicaciones habrán de recoger los siguientes aspectos:
a) Relación e identificación de las personas físicas o jurídicas que participan en la operación y el concepto de su participación en ella.
b) Actividad conocida de las personas físicas o jurídicas que participan en las operaciones y la correspondencia entre la actividad y las operaciones realizadas.
c) Relación de las operaciones y fechas a que se refieren con indicación de su naturaleza, moneda en que se realizan, cuantía, lugar o lugares de ejecución, finalidad e instrumentos de pago o cobro realizados.
d) Exposición de las circunstancias de toda índole de las que pueda inferirse el riesgo de fraude y/o corrupción o que pongan de manifiesto la falta de justificación para la realización de las actividades.
e) Cualesquiera otros datos relevantes para la prevención del fraude y/o corrupción.
8. Para garantizar la posibilidad de investigar a posteriori actos de fraude o corrupción, PAS España protegerá y conservará –al menos durante 6 años- los documentos relativos a las operaciones y relaciones realizadas, incorporando siempre los datos, como mínimo contenidos en el anterior apartado tercero.
9. Los miembros de PAS España, bien por sí o mediante personas interpuestas, se abstendrán de ejecutar operaciones cuando exista indicio fundado o certeza de fraude o corrupción, salvo que dicha abstención no sea posible o dificulte la persecución de las y los beneficiarios de la operación, en cuyo caso se estudiarán, en la medida de lo posible y de acuerdo con las instituciones donantes, las medidas a tomar.
10. En la ejecución de proyectos y programas PAS España observará de manera fidedigna las condiciones y normas establecidas por la institución donante en el capítulo de compras y proveedores. Bajo ningún concepto se incumplirán de modo unilateral las condiciones y normas propuestas.
11. El personal de PAS España tiene el deber de comunicar a los órganos superiores cualquier indicio de fraude o corrupción.
12. El personal de PAS España tiene el deber de confidencialidad con respecto a las actuaciones que se estén realizando en relación con la prevención del fraude o corrupción.

Mecanismos de control interno
Corresponde a la Junta Directiva la prevención, detección y respuesta ante los posibles casos de fraude y/o corrupción. Supervisará la idoneidad de los procedimientos, propondrá, en su caso, las medidas correctoras oportunas y velará por el cumplimiento de este Protocolo.
La Junta evaluará periódicamente y por escrito la efectividad operativa de los procedimientos establecidos.
“Deberá articularse una política expresa de admisión de colaboradores, socios y proveedores, de obligado cumplimiento para todas las partes. Dicha política incluirá la descripción de aquellos tipos de colaboradores, socios y proveedores que podrían representar un riesgo superior al riesgo promedio”
Todo el personal de la ONG tendrá conocimiento de este Protocolo.
Procedimiento en caso de detectar posible fraude y/o corrupción PAS España desea alentar a cualquiera que tenga indicios razonables de actos de fraude o corrupción a dejar constancia de ello, con toda garantía de que no se verá perjudicado en modo alguno por sus declaraciones (de tales sospechas razonables).
La forma de proceder en dichos supuestos será:
a) Por parte de quien detecta el caso:
• No ignorarlos.
• Asegurarse de que se trata de indicios fundados.
• Notificarlo de inmediato al responsable inmediato superior.
• Tratándose de acontecimientos implicando a su superior directo, contactar entonces con algún miembro de la Junta Directiva.
• Las notificaciones serán lo más precisas que sea posible, facilitando datos personales, lugares, fechas, número de veces, importes, valores, etc.
• Si ello no representa peligro, recopilar cuantas pruebas sea posible.
b) Por parte de los responsables receptores de la notificación: No ignorarla.
• Asegurarse de que se hayan tomado todas las medidas de discreción oportunas para proteger a la persona que haya manifestado sospechas.
• Rellenar el Formulario de informe de fraude.
• Procurar recabar cuantos más datos y pruebas le sea posible.
• Notificarlo de inmediato y por escrito a la Junta Directiva.
• Explicar a la persona que haya presentado la notificación que PAS España se toma muy en serio dichas cuestiones y que se iniciarán actuaciones con el fin de aclarar la situación de manera objetiva.
• Asegurarse de que el Formulario de informe de fraude haya sido transmitido a las instancias adecuadas.

Gestión de las notificaciones de fraude
• Todos los presuntos fraudes se notificarán a la Junta Directiva, a la que se le solicitará que inicie un procedimiento de seguimiento o de investigación.
• Las posibles sanciones derivadas de este procedimiento habrán de respetar la normativa laboral correspondiente cuando se trate de personal laboral.
• Todas los expedientes de fraude se consignarán en un registro conservado por el responsable designado.

INFRACCIONES Y SANCIONES
El personal de la ONG se regirá, en materia de infracciones y sanciones, por la normativa: leyes, reglamentos, convenios, etc, vigente del país en el que se ha formalizado el contrato.
No obstante, se indican, a título de ejemplo, las siguientes infracciones:
1. Constituirán infracciones graves:
a. La participación en actos de fraude y corrupción de carácter menor.
b. El incumplimiento del deber de identificación de los clientes.
c. La falta o el indebido examen especial de determinadas operaciones sospechosas.
d. La inadecuada conservación de documentos.
e. La falta de colaboración con la Junta Directiva siempre que dicho incumplimiento no constituya infracción muy grave tal y como se especifica en el apartado siguiente.
f. Revelar que se han transmitido informaciones a la Junta Directiva de que se está examinando si alguna operación pudiera estar vinculada a fraude o corrupción.
g. No adoptar las medidas oportunas para que el personal de la ONG bajo la respectiva responsabilidad tenga conocimiento de la presente normativa.
h. Incumplimiento de las normas de actuación de este protocolo anteriormente citadas, cuando de ellas se deriven un perjuicio menor.
El incumplimiento de cada una de las obligaciones impuestas por la presente normativa se considera como una sola infracción, de modo que habrá tantas infracciones y se aplicarán, en consecuencia, tantas sanciones como obligaciones incumplidas.
2. Serán infracciones muy graves:
a) La participación en actos de fraude o de corrupción de carácter mayor.
b) El incumplimiento de la obligación de confidencialidad.
c) El incumplimiento injustificado por el sujeto obligado del deber de comunicación, cuando desde algún colaborador, socio, proveedor o un tercero se hubiera comunicado a los órganos de control interno de la ONG la existencia de indicios o la certeza de que un hecho u operación estaba relacionado con el fraude o la corrupción.
d) La negativa o resistencia a proporcionar una información concreta solicitada por la Junta Directiva mediante requerimiento escrito.
e) Las tipificadas como graves, cuando durante los cinco años anteriores la/el sujeto infractor:
1.- Hubiera sido condenado en sentencia firme por un delito de los recogidos Código Penal en calidad de autor, o por encubrimiento o receptación.
2.- Hubiera sido sancionado dos veces mediante resolución administrativa firme.
3.- Hubiera sido sancionado dos veces en aplicación de las normas que regulan el funcionamiento de esta organización, entendiéndose como tales también las vigentes en el país.
f) El incumplimiento de las normas de actuación contempladas en el presente protocolo cuando del mismo se deriven unas consecuencias graves para la ONG (y/o socios, colaboradores, proveedores, etc)
También serán responsables las y los colaboradores, socios, proveedores y sus cargos de dirección y administración, sean unipersonales o colegiados, cuando participen en los actos de fraude o corrupción con una conducta dolosa o negligente. La ONG adoptará respecto a ellos la actitud que legalmente corresponda.
2. Sanciones:
Al personal de la ONG se le impondrán las sanciones establecidas en las normas legales, reglamentarias o convencionales vigentes del lugar en el que se formalizó su contrato y siguiendo el procedimiento en ellas contemplado.
En todo caso, se impondrán las siguientes sanciones por la comisión de las faltas graves:
a) Amonestación privada.
b) Amonestación pública.
c) Suspensión de empleo y sueldo de 1 a 20 días naturales.
d) Tratándose de personas que trabajan en puestos de responsabilidad, además de las anteriores sanciones, se les suspenderá en el cargo durante un año.
Por la comisión de infracciones muy graves se impondrán las sanciones siguientes:
Además de las dos primeras del apartado anterior,
a) La suspensión de empleo y sueldo de 21 días hasta 60 días.
b) La inhabilitación para ejercer cargos de responsabilidad hasta cinco años.
c) El despido.
Si las entidades que colaboran con PAS España hubieran participado en actos de fraude o corrupción aquí expuestos por decisión mayoritaria de su dirección o con el consentimiento de esta, se interrumpirá con ellas dicha colaboración, sin perjuicio del deber que les asiste a reparar el daño y perjuicio causado.
Cuando se cometan infracciones graves y muy graves, sus autores estarán obligados a devolver las cantidades defraudadas o que han sido objeto de corrupción, así como al resarcimiento íntegro de los daños y perjuicios causados.
3. Prescripción:
Las infracciones graves prescribirán a los tres años; las muy graves, a los cinco años. El plazo de prescripción se contará desde la fecha en que la infracción hubiera sido cometida. En las infracciones derivadas de una actividad continuada, la fecha inicial del cómputo será la de la finalización de la actividad o la del último acto con el que la infracción se consume.
4. Procedimiento sancionador
La incoación e instrucción de los procedimientos sancionadores por actos que constituyan delito o falta corresponderá a los Órganos de Justicia competentes.
Asimismo, aquellos actos que pudieran suponer infracciones de carácter administrativo será la Administración correspondiente la que los conozca.
Sin perjuicio de lo anterior, PAS España tiene derecho, dentro de su ámbito, a instruir y sancionar, de acuerdo con sus normas de aplicación, todos aquellos actos que supongan la vulneración de estas normas.
Cuando se inicie un procedimiento sancionador por parte de PAS España, este se guiará por el principio de contradicción, nombrándose un instructor/a en el plazo de diez días desde que se reciba la denuncia o desde que se conozcan los hechos, que deberá obligatoriamente escuchar a las personas imputadas y permitir su defensa, sea oralmente o por escrito, salvo rechazo de las mismas, y pudiéndose practicar todo tipo de pruebas reconocidas en derecho, para finalmente emitir un informe razonado en el plazo de dos meses desde que se inició la instrucción proponiendo la sanción que corresponda, de acuerdo con este protocolo, o el archivo del expediente cuando se comprueba la inexistencia del hecho, la falta de participación en el mismo o la falta de prueba suficiente para acusar.
La Junta Directiva procederá a imponer la sanción que corresponda en el plazo de dos meses desde que reciba el informe del/la instructor/a o el archivo del expediente, salvo cuando sea facultad de otro órgano de la asociación.
La persona a la que se le haya impuesto una sanción podrá recurrir contra la misma ante el orden jurisdiccional competente.

La Ley de Igualdad, aprobada en marzo de 2007, es una razón importante para aplicar la igualdad en la entidad. La Ley tiene por objeto hacer efectivo el derecho de igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres, en particular mediante la eliminación de la discriminación de la mujer, sea cual fuere su circunstancia o condición, en cualesquiera de los ámbitos de la vida y, singularmente, en las esferas política, civil, laboral, económica, social y cultural. En el ámbito laboral propone actuaciones para favorecer el acceso y la promoción en el empleo de las mujeres, y mejorar la conciliación de la vida personal, laboral y familiar.

La aplicación de esta ley supone el marco perfecto para reflexionar y analizar las políticas de Recursos Humanos que se desarrollan en PAS España: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, y poner en marcha medidas que permitan alcanzar objetivos más amplios y una repercusión positiva en todos los ámbitos de la entidad.

En base a lo anteriormente expuesto la Junta Directiva de PAS España ha aprobado la puesta en marcha de la elaboración de un Plan de Igualdad desde el convencimiento de que la no discriminación, la igualdad y la conciliación de la vida familiar, laboral y personal, permiten valorar y optimizar las potencialidades y posibilidades de todo el capital humano de la entidad y mejorar su calidad de vida, lo cual contribuye a aumentar la productividad y a atraer, retener y motivar a los componentes de la plantilla, incrementando en consecuencia su satisfacción con la entidad.

El papel que va a jugar el Plan de Igualdad como instrumento de impulso y planificación de la política de igualdad dentro de la entidad va a ser de gran importancia. La existencia de un marco referencial que establezca los objetivos a cumplir y las actuaciones a desarrollar por parte de todas las áreas implicadas supone no sólo la posibilidad de establecer qué se quiere conseguir y cómo, sino también de evaluar, una vez acabado su período de vigencia, el grado de cumplimento alcanzado por el Plan.

El Plan de Igualdad de Asociación Española de Psicólogos y Profesionales de Alta Sensibilidad va más allá del cumplimiento de la normativa legal, creando las condiciones necesarias para garantizar y hacer efectivo el principio de igualdad y potenciar las bases imprescindibles para establecer unas relaciones basadas en la equidad, el respeto y la corresponsabilidad.

El compromiso de la Junta Directiva con este objetivo, y la implicación de la plantilla en esta tarea, es una obligación si se quiere conseguir que este Plan de Igualdad sea un instrumento efectivo de mejora del clima laboral, de la optimización de las capacidades y potencialidades de toda la plantilla y, con ello, de la mejora de la calidad de vida y del aumento de la productividad.

Para la elaboración de este Plan se ha realizado un exhaustivo diagnóstico de la situación y posición de las mujeres y hombres dentro de la entidad para detectar la presencia de discriminaciones y desigualdades que requieren adoptar una serie de medidas para su eliminación y corrección.

PAS España adopta el compromiso de:

1.- Integrar la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres en la organización como principio básico y transversal.

2.- Incluir este principio en los objetivos de la política de la entidad y, particularmente, en la política de gestión de recursos humanos.

3.- Comunicar a la plantilla todos los aspectos anteriores, a través de e-mail y reuniones periódicas de equipo.

El objetivo que PAS España pretende alcanzar, es la igualdad de trato y oportunidades entre mujeres y hombres que incluya a la totalidad de la entidad. Entendemos el Plan de Igualdad como el marco donde se establece tanto el compromiso como las líneas operativas que permiten avanzar en materia de igualdad de género.

Como tal el objetivo es que el Plan sea una guía de trabajo, realista y concreta, que facilite en todo momento la puesta en marcha de medidas, así como el seguimiento y evaluación de los resultados.

Objetivos específicos:

1.- Garantizar en el ámbito laboral el derecho a la igualdad efectiva de oportunidades y de trato entre hombres y mujeres y evitar cualquier tipo de discriminación por razón de sexo en los ámbitos del acceso al empleo, promoción, clasificación profesional, formación, retribución, conciliación de la vida laboral y familiar y personal y demás condiciones laborales.

2.- Garantizar que las decisiones que conlleven determinaciones de contratar, no se encuentren basadas en estereotipos o suposiciones acerca de aptitudes, características de las personas de determinado sexo, raza, edad, discapacidad, religión o grupo étnico, estado civil, condición social, religión o convicciones, ideas políticas, orientación sexual y adhesión o no a sindicatos.

3.- En igualdad de condiciones, conseguir una representación equilibrada de mujeres y hombres en el ámbito de la entidad, en grupos profesionales y puestos de trabajo.

4.- Promover y mejorar las posibilidades de acceso de la mujer a puestos de responsabilidad.

5.- Aplicar el principio de igualdad efectiva entre hombres y mujeres a través de la revisión y adaptación de todos los procedimientos y políticas de la entidad.

6.- Formalizar el uso de una comunicación no sexista en la Asociación.

7.- Difundir, concienciar y formar a los trabajadores en materia de igualdad entre hombres y mujeres.